офисный переезд нижний новгород

Офисный переезд практические советы в вопросах и ответах :

Чем следует заняться в первую очередь?

Руководство выбрало новое помещение, подписало договор с новым арендодателем. 

Первым делом нужно предупредить работков о предстоящем переезде на новое место. Провести собрание или оповестить всех через руководителей отделов. Так же перед переездом необходимо провести экскурсию в новый офис. Так можно оперативно спланировать размещение новых рабочих мест и расстановку офисной мебели. Смена места расположения офиса в городе это определенные неудобства . Для компании и ее работников а так же клиентов. Поэтому, следует оповестить партнеров о смене местоположения вашей организации. Выслать адрес нового офиса и почтовые реквизиты для корреспонденции.

Составить план переезда и определиться с датой. 

Обычный срок подготовки офисного переезда — около 2–3 недель (зависит от размера компании, перевозимых площадей, деятельности и количества работников). Но иногда обстоятельства складываются так, что осуществить переезд нужно за более короткое время — неделя-две. В таком случае существует большой риск что-то забыть. Поэтому четкий план будет как нельзя кстати.

План переезда

 

Мероприятие Ответственные лица Примечание
Координатор переезда, системный администратор, телефонист и электрик Руководитель компании или директор филиала  
Оповестить клиентов и партнеров о смене адреса. (секретарь, офис-менеджер), руководители отделов Уточнить месторасположение (новый адрес, маршрут проезда)
Проверка готовности нового помещения и составление перечня работ, которые нужно провести. Координатор переезда Пригласить специалистов: IT – специалиста, электрика, сантехника (обслуживающих данное здание или помещение)
Разработать план-схему офиса с размещением рабочих мест. Розеток, телефонных и компьютерных линий для каждого места. Координатор переезда Утвердить план у руководителя фирмы
Подготовка, подключение всех коммуникаций, освещения. Координатор переезда, системный администратор, телефонист и электрик Заключение договоров на обслуживание услуг связи и интернета
Проведение инвентаризации мебели и оборудования.
Координатор переезда
Посчитать какое количество мебели требуется разобрать, сколько нужно упаковочного материала и коробок
Заказ услуг грузчиков, сборщиков-разборщиков мебели и её транспортировки.
Координатор переезда
Пригласить представителя компании осуществляющей офисный переезд . Согласование цены и сроков выполнения
Согласование даты переезда с арендодателем «старого офиса».
Координатор переезда
Предупредить охрану, получить разрешение на пользование грузовыми лифтами. Если требуется спустить габаритный груз пешком по лестнице, то получить ключи от дверей и проверить пролеты на проходимость
Сбор и упаковка документации, маркировка коробок и составление описи. Работники отделов Документацию разобрать, ненужную уничтожить или подготовить к выбросу
Упаковка инвентаря, маркировка коробок Сотрудники Проверить готовность к переезду
День переезда: Разборка и упаковка мебели, маркировка деталей и фурнитуры. Отключение оборудования и техники. Вынос, погрузка и перевозка в новое помещение. Разгрузка на месте, распаковка и сборка мебели и техники. Проведение влажной уборки после осуществления переезда. представители фирмы-перевозчика Каждый сотрудник обязательно должен подписать свою мебель и промаркировать ее: стол, стул, шкафы. Координатор переезда должен присутствовать при выполнении всех работ
Подключение оборудования и проверка коммуникаций. Системный администратор,IT- специалист  
Распаковка, расстановка вещей, документации и канцелярии. Все сотрудники  
Проверка и подписание акта выполненных работ Руководитель компании или директор филиала Проконтролировать своевременную оплату счета на оказанные услуги

Затягивать переезд более чем на два дня невыгодно.

Осуществить его желательно на выходных или в праздничные дни. Большие компании иногда практикуют переезд в ночное время. Помните, что грузчики ночью работают по более высокой цене. Если переезд может затянуться, лучше нанять грузчиков, которые могли бы подменять друг друга, поскольку в процессе работы производительность труда любого человека снижается.

Коммуникации (телефоны, Internet и оргтехника)?

После переезда в новый офис все должно работать как «часы»: Internet, телефоны, оргтехника и т. д. Для этого нужно произвести проверочные работы и по необходимости, провести коммуникаций на новом месте. Поэтому до переезда сотрудников, организуйте визит вашего системного администратора или специально привлеченного IT-специалиста.

После проведения необходимых «проверок» в новом офисе, необходимо быстро перевезти оборудование для подключения Internet и телефонного оператора. В случае подключения к новым поставщикам услуг , заранее связаться с менеджером фирмы — провайдера и подписать договор.

Многие арендодатели предоставляют офисы уже с готовой офисной сетью. Но чаще всего её приходится переделывать «под себя». Для этого системному администратору пригодится план размещения рабочих на новом месте.

план офисного переезда

Что еще нужно учесть при аренде офиса?

Особое внимание следует уделить:

  • электросеть, максимальная нагрузка (во избежание сбоев в работе);
  • электропроводка, размещение в помещениях розеток, выключателей, наличию осветительных приборов и их рабочее состояние;
  • расположению и возможности расширения коммуникационных сетей;
  • уровень сигнала сотовых сетей;
  • наличию санузла с исправной сантехникой;
  • холодной и горячей воды (качество воды);
  • подсобных помещений для хранения архивов или других вещей;
  • грузового лифта для перевозки имущества.

Выбирая помещение под офис, не гонитесь за ценой предложения. Под низкой арендной платой может скрываться высокая плата за эксплуатационные и коммунальные услуги. Лучше выбрать офис с обеспеченным автономным отоплением и горячей водой.

Компания-перевозчик, как и что предлагают?

Решение о привлечении специальной компании-перевозчика к вашему переезду зависит от возможностей компании, ее размеров. Не лишним будет ознакомиться с отзывами клиентов о данной компании в сети интернет.

На рынке существует много компаний, предлагающих  услуги по переезду офиса под ключ. В него обычно входит: разборка-сборка, упаковка, погрузка-разгрузка и транспортировка мебели в новый офис. Вывоз мусора обычно осуществляется по отдельному тарифу. 

В случае сотрудничества с опытной компанией-перевозчиком с вами работает (координируя процесс переезда) представитель компании (Бригадир). Он выезжает на место оказания услуг, оценивает объем предстоящих работ (пересчитывает мебель, технику, и объем других вещей). Представитель перевозчика также может провести закупку упаковочного материала: стрейч — пленки, скотча, картонных коробок и мешков. В процессе переезда вы можете поделить с ним обязанности по контролю на месте загрузки/разгрузки. 

Перевозка мебели

Самая сложная часть офисного переезда. Мебель можно перевозить как в разобранном, так и собранном виде. От этого будет зависеть длительность, стоимость переезда. В случае с разобранной мебелью, вы экономите на количестве грузчиков. Так позиции получаются менее тяжелыми и занимают меньше места в грузовом авто. При варианте с собранной мебелью, вы рискуете столкнуться с неприятностями. Мебель не проходит в дверной проем или лифт. Спуск вручную по лестнице займет больше времени и сил. Есть риск задевания деталей об углы помещения или коридоров. Претензии со стороны администрации и соседей. Офисный переезд — процедура требующая серьёзной подготовки. При грамотном подходе — его реализация не доставит хлопот ни вам ни вашим сотрудникам.

грузиснн

 

МаксидоМ

gruzisnino

https://www.instagram.com/gruzisnino

#грузиснн #переездищенн #переезднн #грузчикинн

Компания Грузис НН 2019г. г.Нижний Новгород

GRUZIS-NN.RU

 

Офисный переезд практические советы